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Reglamento de Alquileres de Areas Sociales y Salones

CARACAS THEATER CLUB
REGLAMENTO DE ALQUILERES DE AREAS SOCIALES Y SALONES


En cumplimiento del Artículo 34, numeral 11 de los Estatutos del Club, la Junta Directiva, ha decidido dictar el siguiente Reglamento de uso de nuestras Áreas Deportivas.

DISPOSICIONES GENERALES

El CTC es una institución conformada por una comunidad de miembros propietarios y asociados familiares que persigue una VISION COMUN de esparcimiento en familia, donde prevalecen los principios y valores de respeto, consideración y tolerancia entre todos. Con el objeto de honrar dicha visión y de considerar al CTC como una extensión del hogar, la institución pone a disposición de los miembros propietarios y familiares, los espacios y áreas que se mencionan a continuación para la realización de diferentes eventos y fiestas. Las mismas serán realizadas de acuerdo a normas establecidas en este documento con el fin de hacer respetar los derechos tanto de quien alquila, como del miembro propietario o asociado familiar que se encuentra en disfrute de su club.
Artículo. 1. El alquiler de los Áreas Sociales, Salones y Teatro del Club por Miembros Propietarios o Asociados Familiares y No-socios (corporativos), estará normado por el cumplimiento del presente reglamento, el Reglamento de Invitados del Club, las Tarifas de Alquileres y Servicios aprobadas por Junta Directiva y el Código de Comercio Vigente.
Artículo. 2. En el Club existen las siguientes Instalaciones susceptibles de ser alquiladas para la realización de eventos:
• Parque Infantil
• Piscina (Solo para Piscinadas)
• Pista Negra
• Salón Parquet
• Toldo Gris
• Espacio Tropical
• Restaurante Los Girasoles
Artículo. 3. El miembro propietario o asociado familiar solicitante debe estar SOLVENTE, es decir, haber cancelado la mensualidad a la fecha en que se efectúe la solicitud, incluyendo las cuotas extraordinarias.
Artículo. 4. Las solicitudes deben ser presentadas con un MINIMO CON 48 HORAS de antelación.
Artículo. 5. Toda solicitud está sujeta a la DISPONIBILIDAD de los salones, áreas y de la fecha del evento o fiesta.
Artículo. 6. PARA LOS MIEMBROS PROPIETARIOS Y LOS NO MIEMBROS PROPIETARIOS: al momento de la reservación el solicitante deberá cancelar 75% de la tarifa estipulada por salón o área social (con el fin de poder garantizarla) y el 25% restante, 48 horas antes del evento.
Artículo. 7. PARA LOS NO MIEMBROS PROPIETARIOS (PERSONAS JURIDICAS): si por cualquier motivo el socio suspende el evento con QUINCE (15) días de anticipación a la fecha establecida, recibirá un reintegro equivalente a la cantidad previamente abonada. Esta suspensión deberá hacerse POR ESCRITO. El CTC no aceptará, bajo ninguna circunstancia, suspensiones de eventos en forma verbal. Las suspensiones que se hagan con menos de 15 días de anticipación tendrán las siguientes penalidades:
A. Si la suspensión del evento es entre los CATORCE (14) Y SIETE (7) DIAS PREVIOS a la fecha acordada, tendrá una penalidad del 25% del monto establecido.
B. Si la suspensión del evento es realizada entre los SEIS (6) Y TRES (3) DIAS PREVIOS a la fecha acordada, tendrá una penalidad del 50% del monto establecido.
Artículo. 8. Si la suspensión del evento es realizada DOS (2) DIAS PREVIOS a la fecha acordada, tendrá una penalidad del 75% del monto establecido.
Artículo. 9. EL MIEMBRO PROPIETARIO O ASOCIADO FAMILIAR ANFITRIÓN:
A. ES RESPONSABLE por la conducta de sus invitados y/o empresas, por lo tanto, se hace responsable por cualquier daño que puedan ocasionar en las áreas alquiladas, así como de las instalaciones del club. EL CLUB NO SE HACE RESPONSABLE por daños ocasionados por los invitados a terceros o a empresas contratadas como los músicos, decoradores, concesionario u otros.
B. TIENE LA OBLIGACION DE EVITAR que sus invitados accedan (deambulen) por las instalaciones del club.
Artículo. 10. EL CTC NO SE HACE RESPONSABLE por cualquier pérdida que tengan los invitados de artículos de su propiedad ni por accidentes que sufran estos durante el evento y/o permanencia en las instalaciones del club, así como tampoco de cualquier acción de otros miembros propietarios, asociados familiares u otras personas puedan realizar a los invitados. El CTC no se hace responsable por daños ocurridos y/o causados a objetos traídos por el socio y/o personas contratadas por este.
Artículo. 11. EL SOLICITANTE DEBERA ENTREGAR AL CLUB, 48 HORAS PREVIAS AL EVENTO, la lista de sus invitados (nombre y apellido), así como una lista anexa de las personas contratadas y/o involucradas con el evento (músicos, decoradores, entretenedores, etc.). EL CTC SE RESERVA EL DERECHO DE ADMISION de cualquier invitado al evento contratado, lo cual se notificará al miembro propietario o asociado familiar para que proceda a retirarlo. En eventos infantiles (PISCINADAS Y FIESTAS EN EL PARQUE INFANTIL), la Lista de Invitados debe incluir los nombres y apellidos de los niños y de sus padres.
Artículo. 12. LOS EVENTOS DEBEN FINALIZAR A UNA HORA PREVISTA (acuerdo interno entre el club y el miembro propietario o asociado familiar). En caso contrario, deberá cancelar 1,5 unidades tributarias adicionales por hora al club y 0,5 unidades tributarias por hora a los trabajadores del club involucrados al evento (vigilancia y mantenimiento).
Artículo. 13. PARA EVENTOS NOCTURNOS, por regulaciones internas entre La Asociación de Vecinos, La Alcaldía y El Club, la música está permitida hasta las 2:00 am, teniendo que bajar el volumen a partir de las 12:00 de la noche, salvo que el evento sea en el área cerrada (SALON PARKET) y se garantice que la música o el ruido no se escuchen afuera.
Artículo. 14. PARA FIESTAS EN EL PARQUE INFANTIL O EN INSTALACIONES AL AIRE LIBRE, el volumen de los equipos de sonido será regulado por LA GERENCIA OPERATIVA, según lo establecido por LA ALCALDIA. El horario en el PARQUE INFANTIL es hasta las 7:00 p.m. (para tal efecto, el club contará con un regulador de volumen).
Artículo. 15. En eventos a nivel de LA PISCINA, NO SE PERMITE EL USO DE EQUIPOS DE SONIDOS. SE RESERVA EL USO DE COLCHON, SOLO Y SI POR ESCRITO EL SOLICITANTE SE COMPROMETE A PERMITIR SU USO POR LOS DEMAS NIÑOS DEL CLUB. El horario de utilización del área es HASTA LAS 6:00 PM, el número de invitados no deberá exceder de 15 niños en LA PISCINA.
Artículo. 16. NO ESTÁ PERMITIDO PEGAR DECORACIONES EN LAS INSTALACIONES DEL CLUB. De ocurrir, el miembro propietario o asociado familiar tendrá que cancelar los gastos de reparación y/o mantenimiento ocasionados a las instalaciones afectadas.
Artículo. 17. NO ESTÁ PERMITIDO EL USO DE PAPELILLOS O SERPENTINAS, FUEGOS ARTIFICIALES O PRESENCIA DE MASCOTAS, dentro o fuera de las áreas destinadas al evento. En caso de hacer caso omiso, el miembro propietario o asociado familiar deberá cancelar 4 unidades tributarias adicionales por gastos de mantenimiento o reparación, según el caso.
Artículo. 18. Para el alquiler de los salones y áreas del club, será necesario la CONTRATACION DE PERSONAL DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD. LA GERENCIA OPERATIVA del CTC determinará, en acuerdo con el miembro propietario o asociado familiar, el número necesario del personal a contratar y la cancelación de estos servicios adicionales, los cuales se harán en efectivo (sobre sellado) entregado a la gerencia 48 horas antes del evento.
Artículo. 19. En caso de eventos de compañías y/o corporaciones (PERSONAS JURIDICAS) SE EMITIRÁ, A MODO DE GARANTIA, UN VOUCHER ABIERTO 48 HORAS ANTES DEL EVENTO, el cual se utilizara para cubrir imprevistos de última hora (daños a las instalaciones, otros). En caso de no ser utilizado, este será devuelto o destruido al día hábil siguiente a la realización del evento.
Artículo. 20. LA PISTA NEGRA SE RESERVARÁ SOLO PARA EVENTOS DESPUÉS DE LAS 8:00 P.M. y solo para eventos de miembros propietarios y de sus familiares, según se definen en el artículo 61 de los Estatutos del CTC. EL PARQUE INFANTIL SE RESERVARÁ para eventos de fiestas infantiles SOLO LOS DIAS MARTES, MIERCOLES, JUEVES Y VIERNES. El BAR-RESTAURANTE es para uso exclusivo de los miembros propietarios y asociados familiares, por lo que no se pueden realizar actividades privadas. Por ningún concepto se podrá utilizar o decorar el área de entrada al club (entre el Parque Infantil y las Oficinas de las Gerencias Operativa y Administrativa).
Artículo. 21. EL PARQUE INFANTIL SE RESERVARÁ para eventos de fiestas infantiles SOLO LOS DIAS MARTES, MIERCOLES, JUEVES Y VIERNES. El BAR-RESTAURANTE es para uso exclusivo de los miembros propietarios y asociados familiares durante los días sábado y domingo, por lo que no se pueden realizar actividades privadas en dichos días. SE PERMITIRÁ REALIZAR EVENTOS SEMI-PRIVADOS DURANTE LOS DÍAS MARTES, MIÉRCOLES, JUEVES Y VIERNES EN EL RESTAURANTE LOS GIRASOLES, CONTRATADOS EXCLUSIVAMENTE POR MIEMBROS PROPIETARIOS Y ASOCIADOS FAMILIARES, bajo el entendido por escrito que otros miembros propietarios, asociados y sus invitados también podrán disfrutar de esta área simultáneamente. Por ningún concepto se podrá utilizar o decorar el área de entrada al club (entre el Parque Infantil y las Oficinas de las Gerencias Operativa y Administrativa).
Artículo. 22. SE SUGIERE LA UTILIZACION DE NUESTRO CONCESIONARIO para la realización de cualquier evento en las instalaciones del club. La forma de pago y el contrato realizado con el concesionario es solo a conveniencia entre las partes interesadas. El club no se hace responsable ni tendrá algún beneficio adicional.
Artículo. 23. Cuando el evento sea realizado por una agencia externa a nuestro concesionario, EL MIEMBRO PROPIETARIO U ASOCIADO FAMILIAR DEBE COMPROMETERSE A EXIGIRLE A LA AGENCIA CONTRATADA el retiro de las mesas, toldos, sillas y mesones en 24 horas (siguientes a la culminación del evento).
Artículo. 24. EL CTC SE RESERVA EL DERECHO DE MODIFICAR CUALESQUIERA DE LOS PUNTOS CONTRATADOS (cancelación del evento, etc.) debido a CAUSAS DE FUERZA MAYOR, tales como fallas de energía eléctrica, inundaciones, daños de último momento o por cualquier otra causa ajena totalmente al club, donde se le notificará al miembro propietario o asociado familiar para llegar a una a mejor solución y para respetar la integridad de los invitados, (con reintegro total de la suma cancelada).
Artículo. 25. LA GERENCIA OPERATIVA determinará LA CANTIDAD DE PUESTOS DE ESTACIONAMIENTOS asignados para los invitados del evento contratado, dependiendo de la disponibilidad de dichos puestos (otros eventos simultáneos) quedando establecido que bajo ningún concepto se le garantiza a los solicitantes que sus invitados se estacionen en el club.
Artículo. 26. TODOS LOS VEHICULOS DE CARGA Y DESCARGA que entren al estacionamiento, permanecerán en el área indicada de ¨CARGA¨ mientras esta se efectúa. El vehículo será retirado del lugar y estacionará fuera de las instalaciones del club, hasta el momento en que deba entrar de nuevo para retirar los equipos u otros artículos de su propiedad. No se puede trasladar mesas, sillas, etc. por (dentro) las instalaciones del club, para tal fin utilizar los pasillos laterales.

La Gerencia Operativa y Atención al Socio son los encargados de hacer cumplir a cabalidad el Reglamento de Alquiler de Áreas Sociales y Salones del Club. Los miembros propietarios y miembros asociados familiares tienen el deber de contribuir a mejorar este Reglamento mediante sus sugerencias y/u observaciones en beneficio de nuestra propia comunidad.

Este Reglamento queda vigente a partir del Primero de Junio de 2009, (01/06/09), derogando todos los anteriores.
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